Başbakanlığın 16.07.2008 gün ve 2816 sayılı 'Elektronik Belge Standartları' Genelgesinde belirtilen, TSE 13298 numaralı standardına uygun olarak 01.12.2013 tarihinden itibaren Üniversitemizde kullanılmakta olan "Elektronik Belge Yönetim Sistemi" ile;
e-Devlet ve Üniversite kapsamında, gerekli yazılım sistemi kurularak; Belgelerin kayıp ve tahrifatının önlenerek güvenliğinin sağlanması, izlenebilmesi ve geçirdiği evrelerin elektronik ortamda takip edilebilmesi, yetki dâhilinde sorgulanabilmesi ve paylaşımı, arama ve işleme sürelerinin azaltılarak verimliliğin arttırılması planlanırken, merkez ve çevre birimler ile elektronik belge sistemi kullanmakta olan diğer kurumlar arasında kolay ve kesintisiz belge akışının sağlanması ve bu sayede belge oluşturma ve iletme giderlerinden tasarruf edilmesi amaçlanmaktadır.
Ayrıca, iş süreçleri bazında analizler yapılarak gerekli görülen iş ve süreç optimizasyonlarının gerçekleştirilmesi, doğru bir yedekleme politikası ile kurumsal belgelerin sağlıklı ve güvenli bir ortamda saklanması temel hedeflerdir.
EBYS Birim Sorumluları Listesi
(word belgesi - )
Aşağıdaki PDF okuyucularından birini seçebilirsiniz.
PDF Okuyucu (Adobe)Aşağıdaki Canon-P215 Sürücüsünü indirerek sıkıştırılmış dosyayı açınız ve aşağıdaki adımları takip ediniz.
Canon-P215 Sürücüsü (.rar | ≈ 58 MB)Java Kurulum Aşamaları
EBYS de karşınıza çıkan Java uyarıları
Java Güncellemesi
Adobe Flash Player Kurulumu
Adınıza e-imza başvurusu yapıldıysa sırasıyla yapmanız gereken adımlar aşağıdadır:
Aşağıda verilen 7 adımdan oluşan görsellerdeki talimatları sırasıyla uygulayınız.
7. Adım: Denetim Masası Java Kontrol Paneli (Java Control Panel) üzerindeki "Güvenlik (Security)" sekmesindeki Güvenlik Seviyesini (Security Level) en alta çekiniz (Medium).
İşletim Sistemi Mac OS olan bilgisayarınızda e-imzanın çalışması için aşağıda verilen adımların gerçekleştirilmesi gerekmektedir.
Not: Mac OS (işletim sistemi), Akis Akıllı Kart sürücüsünü yabancı yazılım olarak algıladığından güvenlik ayarlarından gerekli izni veriniz.
Aşağıda verilen 4 adımdan oluşan görsellerdeki talimatları sırasıyla uygulayınız.
E-imzam var, EBYS' de "imzalamanız için evrak gelmiştir" diyor. Tıkladığım zaman alttaki gibi görüntü geliyor. Logo çıkmıyor, ne yapmalıyım?
http://www.kamusm.gov.tr/ adresindeki 2 adet sürücüyü kurmamışsınız veya kurmanıza rağmen logo'nun görüntülendiği sayfada Java eklentisi sizden izin istemiş olabilir. Sayfanın altında veya üstünde uyarı olarak çıkmıştır. Ona izin ver demeniz gerekmektedir.
Sürücüleri kurdum, logo geldi, imzala butonuna tıkladığımda pin kodu girme alanına ismimde geldi. İmzala dediğimde hata veriyor. Ne yapmalıyım?
İnternet bağlantınızı kontrol ediniz. EBYS'nin çalışması internette olduğunuzu göstermez. Bu nedenle google.com'a girmeyi deneyiniz.
E-imza pin kodumu unuttum ne yapmalıyım?
http://www.kamusm.gov.tr/ adresinde "Online İşlemler" başlığından "Nitelikli Elektronik Sertifika" yolunu takip ederek giriş yapıp pin kodunuzu öğrenebilirsiniz.
Pin kodumu 3 kere hatalı girdim ne yapmalıyım?
E-imza hakkında farklı sorularınız için aşağıdaki iletişim yöntemleri kullanabilirsiniz.
İmzala butonuna bastım işlem yapılıyor diyor dönüyor bekliyorum hiç bişey olmuyor.Pin kodu girme ekranı gelmedi hala.
Bir önceki sayfada(imzala buttonun bulunduğu, evrakı gördüğünüz sayfa) Java uyarılarına izin verilmemiştir. İnternet explorerda alt kısıma “izin ver” şeklinde gelir. Firefoxta üst kısımda izin verilecek bir soru olmalı.
Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım, pin kodu alanı geldi. Üst kısımda ismimide gördüm. Pin kodumu girdim. “Sertifika Doğrulama Problemi. Sertifika Zinciri Sorunlu. Sertifika İptal Kontrolü Yapılamadı.” hatasını aldım
İnternet yok. Bağlantınız düşmüş olabilir. EBYS iç ağda bir haber sitesi ile kontrol ediniz.
Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım, pin kodu alanı geldi. Üst kısımda ismimide gördüm. Pin kodumu girdim “Kök Sertifika Bulunamadı” gibi bir hata aldım.
O bilgisayara e-imza sürücüleri kurulduktan sonra ilk kez imza atmaya kalktınız. Tekrar imzalamaya kalkın imzalayacaktır.
İmzalamanız için evrak gelmiştir diyor tıkladık. Açılan sayfada sağ üst köşede “Görev Detayları” başlığı altında Envision logosu gelmedi.
Sürücüler bilgisayara kurulmamış olabilir veya ekranda java için izin ver uyarısı vardır.”Görev Detayları” altında Envision logosu gelmediyse imzala buttonuna basılmamalı.
Evrak imzalamak için imzala buttonuna tıkladım. Pin kodu alanı geldi. Hata vermedi ama ismimde gelmedi.
Sertifika son kullanma tarihi geçmiş olabilir. Zarfın içinden çıkan sertifika son kullanma tarihi vardır. Kontrol edilebilir.
Yenileme başvurusu ardından yeni e-imza kurye ile geldi ne yapmalı.
Eski imzasını son kullanma tarihine kadar kullanmalı. Son günden sonra yeni sim kartını eskisi ile aynı pozisyodna yer değiştirmeli. Yeni sertifika için yeni pin kodunu kamusm.gov.tr adresinden öğrenmeli.
Evrak imzalamak için imzala buttonuna bastım . Sertifika bulunamadı diye hata verdi.
Kart okuyucu bulunamadı ya da 32 bit sürücü yüklü değil hatası geliyor.
EBYS’ye eski adresten(https://192.168.1.42/enVision) girilmiş olabilir. Doğru adres https://ebys.kocaeli.edu.tr/
E-imzanın kaybedilmesi durumunda uygulanacak işlemler aşağıdaki gibidir.
Kart okuyucunun kaybedilmesi durumunda uygulanacak işlemler aşağıdaki gibidir.
Kullanmakta olduğunuz sertifika (e-imza) kullanım süresinin bitimine dair KamuSM tarafından uyarı mesajı aldıysanız aşağıdaki adımları takip ediniz.
E-imza başvurusu için bildirdiğiniz kurumsal (@kocaeli.edu.tr uzantılı) e-posta bilginizin değişmesi (yeni e-postanızın @kocaeli.edu.tr uzantılı olması zorunludur) durumunda aşağıdaki adımları takip ediniz.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi, posta hizmetlerinde mevcut teknoloji düzeyini ileri götüren bir proje olup resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir.
KEP, günümüzdeki geleneksel posta pulunun elektronik ortamda eşdeğeridir. Tarih, saat, dijital tanımlama logosu, içerik doğrulama ve kriptolama özelliklerinin yanı sıra en önemli yapısı değiştirilemez olmasıdır. KEP projesi kapsamında kullanılan zaman damgası, gönderilerin elektronik olarak orijinalliğinin bozulmadığı ve dokümanın değiştirilmediğinin hukuki kanıtıdır.
KEP Sistemine Kamu Kurum ve Kuruluşları ile tüzel ve özel tüm kişiler üye olabilmektedir. Her üye bir başka üyeye Kayıtlı Elektronik Posta İletisi gönderebilir ve alabilir.
Üniversitemizin KEP Adresi : kocaeliuniversitesi@hs01.kep.tr
KEP Ana İşlem Yetkilisi: Bilgi İşlem Daire Başkanı
KEP İşlem Yetkilileri : Genel Evrak Şube Müdürlüğü
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nde Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Kullanımı
Kurum Dışı Giden Evrak olarak Ankara Üniversitesi Rektörlüğü örneklenmiştir:
Evrakın Gittiği Yer : Kamu Kuruluşu
Evrak Kurum/Birim Kodu : 67241463
MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI YÜKSEKÖĞRETİM KURULU BAŞKANLIĞI
ANKARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜNE
emel.anil@kocaeli.edu.tr
+90 262 303 12 92
ahmet.onal@kocaeli.edu.tr
+90 262 303 12 94
E-posta şifremi değiştirmek istiyorum ne yapmalıyım ?
Ekte yer alan sifre-degisikligi.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler şifre e-posta EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) wifi internet
Görseller sifre-degisikligi.pdf
EBYS ana sayfamda kurum haberi var. Gördüm, nasıl kapatabilirim?
Ekte yer alan kurumhaberikapatma.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/yayinlanan/3/kurumhaberikapatma.pdf
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
Görseller kurumhaberikapatma.pdf
Internet Explorer tarayıcısında e-imzamı kullanamıyorum. Ne yapmalıyım?
İnternet Explorer tarayıcısında e-imzanızı kullanabilmek için aşağıdaki adımları takip ediniz. 1-Gerekli sürücüler kurulumu ? Kurulu değil ise; http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza adresindeki adımları gerçekleştiriniz. 2-Javanız güncel mi ? Güncel değil ise; http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza adresindeki java güncelleme adımlarını izleyiniz. 3-Internet Explorer ayarlarını sıfırlayınız. Sıfırlama işlemini internet_explorer_sifirlama.pdf isimli dosya içindeki adımlarını takip ederek gerçekleştiriniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) internet explorer
Görseller internet-explorer-sifirlama.pdf
Internet Explore tarayıcımı nasıl sıfırlayabilirim ?
Ekte yer alan internet_explorer_sifirlama.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) internet explorer
Görseller internet-explorer-sifirlama.pdf
Mozilla Firefox versiyon 52 ve sonrasında EBYS'yi nasıl kullanabilirim?
Ekte yer alan firefox52.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Firefox Mozilla Firefox Java
Görseller firefox52.pdf
Google Chrome Tarayıcısı üzerinde e-imzamı nasıl kullanırım ?
Ekte yer alan chrome-ebys-eimza.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza chrome google chrome
Görseller chrome-ebys-eimza.pdf
Mozilla Firefox'dan EBYS ana sayfasını açamıyorum. Ne yapmalıyım?
Ekte yer alan firefox-ebys-giris-hatası.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Firefox Mozilla Firefox Ana sayfa
Görseller firefox-ebys-giris-hatasi.pdf
Elektronik imzam var. Elektronik imzamla eşleştirilmiş cep telefonu numaram değişti. Nasıl güncelleyebilirim ?
Kamu Sertifikasyon Merkezinin 444 5 576 numaralı telefonunu arayarak cep telefonu bilginizi güncelleyebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza cep telefonu
Paraflayacak kullanıcılardan Koordinasyon bilgisini nasıl kaldırabilirim ?
Aşağıda verilen koordinasyon.pdf dosyasında yer alan adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) paraf koordinasyon
Görseller koordinasyon.pdf
EBYS'de yanıt vermeyen yan uygulama uyarısı alıyorum. Ne yapmalıyım?
Aşağıda verilen firefox42java.pdf dosyasında yer alan adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) java yan uygulama çöktü
Görseller firefox42java.pdf
Kurumsal e-posta nedir?
Kocaeli Üniversitesi personelinin kurumsal e-postası @kocaeli.edu.tr uzantılıdır.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kurumsal e-posta e-posta kurumsal
System Administrator tarafından gönderilen e-posta içerikleri geliyor. Ne yapmalıyım ?
Bu tip e-postalar sahte içerikli zararlı mesajlardır. Dikkate almayınız.
Etiketler Ağ Teknolojileri e-posta zararlı içerik
Kurum dışına İngilizce evrak oluşturmak istiyorum. Ne yapmalıyım ?
"Evrak Ekle"->"Kurum Dışı Giden" sayfasına giriniz ve Şablon alanından "KurumDisiGidenTekImzali(ENG)" seçiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ingilizce kurum dışı
Kep Adresi ile gönderilecek evrakın karşı kuruma gidip gitmediğinden nasıl emin olabilirim? Ya evrakım gitmediyse ?
Üniversitemiz Genel Evrak Biriminden evrakınızın durumu hakkında bilgi alabilirsiniz.
Etiketler ebys kep zarf EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi)
Kurum dışı dağıtım yapıyorum. Gönderdiğim kurumlar arasında Kep adresi olanda var olmayanda var. Ne yapmalıyım?
KEP Adresi olan kurumlara evrakınız doğrudan gidecektir. KEP Adresi olmayan kurumlar için aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisinz; 1-EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız. 2-Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/Zarf-ve-Posta-Gonderileri-Egitim-Dokumani.pdf
Etiketler ebys kep zarf
Kurum dışı giden evrak oluşturuyorum Kep Adresi alanı boş geliyor. Evrakımın dağıtımını nasıl yapmalıyım?
Evrakınızı göndereceğiniz kurumun KEP Adresi yok demektir.Bu durumda aşağıdaki adımları gerçekleştirmelisinz; 1-EBYS üzerinden evrakınız için zarf oluşturmalısınız. 2-Evrakınızın çıktısını alıp posta yoluyla göndermelisiniz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/dosyalar/Zarf-ve-Posta-Gonderileri-Egitim-Dokumani.pdf
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) zarf kep posta
Kurum dışı giden evrak oluşturuyorum. Kep Adresi alanına otomatik olarak bir adres geliyor. Zarf oluşturacak mıyım?
Kep adresi kısmı otomatik olarak dolu geldiyse evrakınız doğrudan karşı kuruma düşecektir. Zarf oluşturmanıza gerek yoktur. Detaylı bilgi için aşağıdaki bağlantı adresini kullanabilirsiniz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#kep
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) kep zarf
Yazı eklerimi(iki ya da daha fazla) oluşturduğum evrakın dağıtım listesindeki birimlere göre nasıl düzenleyebilirim ?
Oluşturacağınız evrakı dağıtım yapıyorsanız ve eklediğiniz ekleri(iki ya da daha fazla) bir birime gönderip diğer birime göndermek istemiyorsanız evrak-eklerinin-aliciya-ozel.pdf içindeki adımları takip etmelisiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek birden fazla ek ekler dağıtım
Görseller evrak-eklerinin-aliciya-ozel.pdf
Yazı ekimi oluşturduğum evrakın dağıtım listesindeki birimlere göre nasıl düzenleyebilirim ?
Oluşturacağınız evrakı dağıtım yapıyorsanız ve eklediğiniz eki bir birime gönderip diğer birime göndermek istemiyorsanız evrak-ekler-aliciya-ozel.pdf içindeki adımları takip etmelisiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek dağıtım
Görseller evrak-ekler-aliciya-ozel.pdf
EBYS Ana sayfamda analog saatimi göremiyorum. Ne yapmalıyım ?
Kullandığınız bilgisisayarınızda Adobe Flash Player yüklü değildir. Aşağıdaki linkte verilen adımları takip ederek Adobel Flash Player'ı kurunuz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#suruculer
Etiketler ebys saat flash player portalpart
Birimim için toplu halde e-imza başvurusu yapmak istiyorum, ne yapmalıyım ?
Aşağaıdaki e_imza_talep_tablosunu doldurup emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine e-posta ile iletmeniz gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza
Görseller e-imza-talep-tablosu.xlsx
Bilgisayarımda java kurulu olmasına rağmen Google Chrome beni Java kurulum sayfasına yönlendiriyor, neden ?
Google Chrome yeni sürüm (45 ve üstü) yayınlamıştır. Bu sürüm ile Google Chrome java desteğini sonlandırdığı için EBYS işlemleri sorunlarla karşılaşacaktır. Bu nedenle EBYS kullanımınızı Internet Explorer, Mozilla Firefox veya Safari tarayıcıları ile yapılması gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Google Chrome Chrome Java
Üniversite ile ilişiğimi keseceğim(emekli, istifa, vb.) EBYS için ne yapmalıyım ?
Üniversitemiz ile ilişiğini (emekli, istifa, vb.) kesmek isteyen personelimizin ilişik kesme işlemlerini başlatmadan önce; EBYS üzerinde "Kategorik Görevlerim"de bulunan evraklarını kontrol edip, gerekli işlemleri "İşlemler" menüsünden gerçekleştirip söz konusu alanın("Kategorik Görevlerim") boş olmasını sağlamaları gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) istifa kaegorig görev görev
Firefoxtan ingilizce e-postaya giremiyorum ne yapmalıyım?
firefox-email.pdf isimli dosya içindeki adımları uygulayınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-posta firefox e-mail ingilizce e-posta @kocaeli.edu.tr
Görseller firefox-email.pdf
Dağıtımlı evrak oluşturuyorum. Dağıtım listesini tek satırda nasıl yazabilirim ?
Örnek uygulamaların verildiği aşağıda yer alan "dagitim.pdf" dosyasındaki talimatları takip ederek oluşturabilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Dağıtım Gönderilen Makam
Görseller dagitim.pdf
Birimimdeki mevcut tarayıcıyı EBYS’de kullanabilir miyim?
Eğer tarayıcınızın Web Twain destekli sürücüsü varsa EBYS’de kullanabilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarayıcı tarama
Tarayıcıda sayfa taramaya çalıştım bu sırada sayfa sıkıştı. Sayfayı çıkarttım yeni bir sayfa taramaya çalıştığımda hala sayfa sıkışmış uyarısı veriyor. Ne yapmalıyım?
Tarayıcınızın arkasındaki iki kabloyu çıkarıp tekrar takınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarayıcı tarama
Birimimizdeki “Birim Gelen Evrak” benim ve tarayıcı bende ama EBYS’de evrak ekle dediğim zaman “Kurum Dışı Gelen (tarayarak)” seçeneği çıkmıyor. Ne yapmalıyım ?
Birim Gelen Evrak Yetkisi almanız gerekiyor. Bunun için Bilgi İşlem Daire Başkanlığına yazı yazmanız gerekmektedir. Yazıda kime Birim Gelen Evrak Yetkisi verilecekse belirtilmelidir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Birim gelen evrak tarayıcı tarama Kurum dışı gelen
Pin kodumu 3 kere hatalı girdim ne yapmalıyım?
Aşağıdaki linkten "Bloklanan PIN Kodu" sekmesindeki adımları uygulayınız.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) pin kodu kilit çözme
E-imza pin kodumu unuttum ne yapmalıyım?
Aşağıdaki linkten "PIN Kodu Alma" sekmesindeki adımları uygulayınız.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza pin kodu şifremi unuttum
Sürücüleri kurdum, logo geldi, imzala butonuna tıkladığımda pin kodu girme alanına ismimde geldi. İmzala dediğimde hata veriyor. Ne yapmalıyım?
Aşağıdaki linkten "Kullanım Sorunları" sekmesine bakınız.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza
E-imzam var, EBYS’ de “imzalamanız için evrak gelmiştir” diyor. Logo çıkmıyor, ne yapmalıyım?
Aşağıdaki linkten "Kullanım Sorunları" sekmesine bakınız.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#e-imza
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza imza sürücü
Evrakımı imzaya sundum şu an ne aşamada nereden görebilirim?
Evrakınız imzaya sunduktan sonra “Son İşlem Yaptığım Evrak” veya “Evrak Detaylı Ara” sayfalarından evrakınızı bulup “Kimin Üzerinde” sütunundan evrakın kimde olduğunu görebilirsiniz. Evrak tarihçesinden de evrakta hangi işlemlerin ne zaman ve kimler tarafından yapıldığını görebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) tarihçe kimin üzerinde evrak ara
Gönderilecek olan makamı 2 satır ya da 3 satır olarak yazmak istiyorum. (Başlığın 2 veya 3 satır ile yazılması) Nasıl yapabilirim?
Evrakınızı oluşturduğunuz sayfada “Paraflayacak Kullanıcılar” alanının altında “Şablon” alanından kaç satırlı olacaksa başlık seçeneklerden ilgili (2 veya 3) kırılım şablonunu seçiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) başlık evrak oluşturma
Daha önce bana gelen evrakı nasıl bulabilirim?
“Evrak Hızlı Ara” veya “Evrak Detaylı Ara” alanlarından evrakınızı arayabilirsiniz. “Evrak Detaylı Ara” alanında arama seçeneklerini “Kriterler” kısmıyla zenginleştirebilirsiniz. “Kolonlar” alanı ile bulunan evraklarınız size kolaylık sağlayacak kolonları ekleyebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak bulma ara detaylı ara
E-imzam var şahsım adına dilekçe yazmak istiyorum. Ne yapmalıyım?
Evrak ekle->Kurum içi giden sayfasına girdikten sonra şablon alanından “Kurum içi giden antetsiz” şablonu seçerek evrakınızı oluşturabilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma dilekçe
İki imzalı olur evrakı, üç imzalı uygunluk yazısı ya da Rektörlük makamına yazı yazmak istiyorum nasıl yazabilirim?
Evrakınızı oluşturduğunuz sayfada “Paraflayacak Kullanıcılar” alanının altında Şablon alanından hazırlayacağınız evrak türüne göre şablon seçmelisiniz. Olur, uygunluk yazılarında “Olur Hitabı” alanından evrakınıza uygun olanı seçmezseniz başlıkta makam gözükmeyecektir. Olur yazılarında imzadan sonra evrakın size geri gelmesi için “Gönderilen Makam” kısmına kendinizi seçmeniz gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) iki imza üç imza rektörlük makamına evrak oluşturma
Evrak oluşturma ekranında en alt köşede “Kaydet” butonu var ne işe yarıyor.
“Kaydet” butonuna bastığınız zaman hazırlamaya başladığınız evrakı daha sonra kaldığınız yerden devam etmek için sistemde kayıt eder. Evrakı “Son İşlem Yaptığım Evrak”lardan veya “Evrak Detaylı Ara”dan bulup güncelle seçeneği ile kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma son işlem yaptığım evrak kaydet evrak bulma
Oluşturduğum evrak paraftan, imzadan geri döndü. Bu evrakı nasıl silerim?
Evrakınız doğrudan silemezsiniz. Evrakınızı güncelleme seçeneği ile açıp alttaki butonlardan önce “Vazgeç” sonra gelen ekrandan da “Reddet ve Kapat” butonuna basarak evrakınızın “Kategorik görevleriniz”de görünmesini engelleyebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma vazgeç sil
Evrağa nasıl ek ekleyebilirim. Word, excel belgemi ekleyebilir miyim?
Evrağınızı oluşturduğunuz ekranda “Evrak Bilgileri” alanının yanında “Ekler” sekmesi vardır. Ekler sekmesinden bilgisayarınızdaki word, excel veya pdf belgenizi ek yapabilirsiniz. Web Twain sürücüsü olan bir tarayıcınız varsa doğrudan evrağınızı oluşturma aşamasında tarayarak ek ekleyebilirsiniz. EBYS’de var olan bir evrağıda “Ekler” alanından seçerek ekleyebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) ek word excel evrak oluşturma
EBYS ye giriyorum. Evrak Ekle-> Kurum İçi Giden yaptığımda Oracle diye bir sayfaya yönlendiriliyorum. Ne yapmalıyım?
Bilgisayarınızda java yüklü değil veya EBYS de Java kullanımına ilişkin çıkan uyarılara izin verme seçtiğiniz için oracle sayfasına yönlendiriliyorsunuz. Java’yı işletim sisteminizin sürümüne göre aşağıdaki linkteki (Kurulum ve Uyarılar) adımları gerçekleştirerek kurabilirsiniz. Java ayarlarını sıfırlamak için kullandığınız internet tarayıcısının ayarlarından internet tarayıcınızı “Reset”lemelisiniz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/ebys#suruculer
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) oracle java
Görseller oracle.png
Evrak oluşturdum, imzacı imzaladı ama evrakta hatalar var nasıl değiştirebilirim?
Evrakınız imza aşamasını geçtiği için sayı ve tarih almıştır. Resmiyeti vardır. Bu noktadan sonra üzerinde değişiklik yapılamaz, silinemez. Yeni evrak oluşturmanız gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme silme
EBYS giriş ekranında kullanıcı adımı yazdıktan sonra Kimlik alanı çıkıyor ve orada birden fazla kimlik var bunun sebebi nedir?
Birden fazla göreviniz olduğu için her görevinize bir kimlik tanımlanmıştır. Hangi görevinizle ilgili işlem yapacaksanız “Kimlik” alanından görevinizi seçerek giriş yapmanız gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Kimlik görev ünvan
Evraka sayı ve tarihi nasıl veriyorum?
Evraka sayı ve tarih imzacının imzayı onaylamasıyla sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) sayı tarih kayıt numaratör
Evrak yazıyorum e-imzaya mı sunmalıyım ıslak imzaya mı?
İmzaya sunacağınız kişi e-imza sahibiyse evrakınızı e-imzaya sunmalısınız.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak oluşturma e-imza ıslak imza
Evrak oluşturuyorum kendimi parafçı olarak seçmeli miyim?
Evrakı siz oluşturduğunuz için kendinizi parafçı olarak eklemenize gerek yok. Evrakınızı imzaya sunduktan sonra sizin parafınız otomatik olarak eklenecektir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) parafçı evrak oluşturma
Evrak oluşturma aşamasında acil işim çıktı alt kısımdaki “Kaydet” butonu ile evrakı kaydettim ve çıktım. Tekrar kaldığım yerden nasıl devam edebilirim?
Ana sayfanızdaki kısayollar menüsünden “Son işlem yaptığım evrak” sayfasına giriniz. Listelenen evraklar altından evrakınızı bulunuz ve köşesindeki üçgen simgesine tıklayıp “güncelle”ye tıklarsanız kaldığınız yerden devam edebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak güncelleme kaydet Son işlem yaptığım evrak
Kategorik Görevlerimde birçok bilgilendirme mesajı var. Nasıl toplu kapatabilirim?
Kategorik Görevlerim panelinin altında “Bilgilendirmeleri Kapat” butonu ile topluca kaldırabilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Bilgilendirme Kategorik Görevlerim
EBYS’ye kurum dışından girebilir miyim?
Evet EBYS'ye kurum dışından girebilirsiniz.
İlgili bağlantı https://ebys.kocaeli.edu.tr
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Oturum açma Giriş
Pozisyonum değişti (Anabilim Dalı Başkanı, Bölüm Başkanı vb. oldum) ne yapmalıyım?
Biriminizdeki EBYS sorumlusuna yeni kimliğinizin tanımlanması için başvurmanız gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) Birim değişiklik ünvan pozisyon
Çalıştığım birim değişti ne yapmalıyım?
Yeni biriminizdeki EBYS sorumlunuza değişikliğiniz yapılması için başvurmanız gerekmektedir.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme Birim
EBYS'de kişisel bilgilerimden hangi alanları değiştirebilirim?
İsim ön ekinizi(ör: yrd.doç.dr, doç, prof. v.b.), telefonunuzu, sicil numaranızı, cep telefonunuzu, T.C. kimlik numaranızı EBYS de kişisel bilgiler alanından değiştirebilirsiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) değiştirme Kişisel Bilgiler Profil
EBYS şifremi unuttum ne yapmalıyım?
EBYS şifreniz aynı zamanda e-posta şifreniz olduğu için aşağıdaki linkten "Personel Kullanıcı Formu" nun dökümünü alıp şifremi unuttum seçeneğini işaretleyip gerekli bilgileri formun altında belirtilen kurallara uygun doldurup elden teslim veya 303 12 83 no’lu fax yoluyla başvuru yapabilirsiniz.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/eposta#nasil
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) şifre fax
EBYS kaydı için birim sorumluma hangi bilgilerimi vermeliyim ?
Adınız ve soyadınızın Nüfus Kağıdınız ( Mernis projesinde) kayıtlı olduğu şekilde, kocaeli.edu.tr uzantılı e-posta adresinizi, görev aldığınız birimi, unvanınızı, pozisyonunuzu, T.C. kimlik numaranızı, sicil numaranızı, dahili telefon ve cep telefonunuzu bildirmelisiniz.
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) EBYS kaydı kayıt
Görseller ebys-kisisel-bilgiler.png
E-posta adresim tanımlandı mı?
Aşaığdaki linke tıklayınız. Karşınıza gelen Türkçe ve İngilizce e-posta seçeneğinden birine seçip Email address /username yazan kısma kullanıcı adınızı @kocaeli.edu.tr uzantısını yazmadan, Password alanına da şifrenizi yazarak girmeyi deneyiniz. E-posta adresinizi açabildiyseniz tanımlanmıştır.
İlgili bağlantı http://www.kocaeli.edu.tr/e-posta.html
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) E-posta E-posta kaydı Email
Görseller epostasayfa.png
EBYS kullanıcı kaydı nasıl yapılır?
EBYS kullanıcı kaydı için öncelikle kocaeli.edu.tr uzantılı bir e-posta adresiniz olmalı. E-posta adresiniz yoksa aşağıdaki linke girip girip "Personel Kullanıcı Formu"nu doldurup elden teslim veya 303 12 83 no’lu fax yoluyla başvuru yapabilirsiniz. E-posta adresiniz tanımlandığı zaman bağlı olduğunuz birimdeki EBYS birim sorumlunuza kaydınızın yapılması için başvurmanız gerekmektedir. Birim EBYS Sorumlusunun, bilgilerinizi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı EBYS Proje sorumlularına iletmesinin akabinde proje üzerinde gerekli tanımlama yapılacaktır.
İlgili bağlantı http://bilgiislem.kocaeli.edu.tr/eposta#nasil
Etiketler EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) EBYS EBYS kaydı E-posta
Şahsım için e-imza başvurusu yapmak istiyorum, ne yapmalıyım ?
Aşağaıdaki e_imza_talep_tablosunu doldurup emel.anil@kocaeli.edu.tr adresine e-posta ile iletmeniz gerekmektedir.
Etiketler e-imza EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) e-imza başvuru
Görseller e-imza-talep-tablosu.xlsx
